Du hast mit Deinem Kunden ein Zahlungsziel vereinbart, aber bei Fälligkeit der Rechnung kannst Du keinen Zahlungseingang feststellen? Dann zögere nicht, den Käufer an die Zahlung zu erinnern. Durch rechtzeitige Mahnungen erhältst Du die Liquidität Deines Unternehmens und vermeidest Zahlungsausfälle. Daher gehört es zu den wichtigsten Aufgaben im Debitorenmanagement, die verschiedenen Zahlungstermine zu überwachen und rechtzeitig mit Mahnwesen und Inkasso zu beginnen. Den Ablauf des Mahnwesens kannst Du individuell bestimmen und auf den jeweiligen Schuldner abstimmen. So erhältst Du wichtige Geschäftsbeziehungen und vermeidest gleichzeitig einen Liquiditätsengpass im eigenen Unternehmen.
Individuelles Mahnwesen erhält die Geschäftsbeziehung
Nach § 286 BGB gerät ein Schuldner in Verzug, sobald er eine Mahnung von dem Gläubiger erhalten hat. Dabei kommt es nicht auf die Form der Mahnung an. Daher kann die Mahnung auf einem dieser Wege erfolgen:
- mündlich bei einem persönlichen Treffen oder am Telefon
- Zusendung einer Zahlungserinnerung per E-Mail, Fax oder Brief
- Zustellung eines Mahnschreibens per Einschreiben
- Übersendung einer quittierten Rechnung oder mehrerer unquittierter Rechnungen kurz nacheinander
- Zusendung einer Zahlkarte
- Zustellung eines Mahnbescheids durch das zuständige Amtsgericht
- Erhebung einer Klage vor Gericht
Es kommt auf die Art der Geschäftsbeziehung an, für welche Mahnung Du dich bei einem ersten Zahlungsverzug entscheidest. Wenn es sich um einen zuverlässigen Kunden handelt, hat er die Überweisung vielleicht nur vergessen. Dann reicht häufig schon ein Anruf, um an die Zahlung zu erinnern. Auch eine freundliche Zahlungserinnerung oder ein humorvolles Mahnschreiben belasten die Kundenbeziehung in der Regel nicht. Bei einem Kunden, der mehrfach zu spät zahlt, solltest Du hingegen einen ernsten Tonfall anschlagen.
So mahnen Sie Wiederholungstäter an
In der Praxis hat sich der Versand einer ersten, zweiten und dritten Mahnung etabliert. Rechtlich ist es nicht unbedingt erforderlich, dass das Debitorenmanagement drei Mahnschreiben verfasst. Schon mit der ersten Zahlungserinnerung gerät der Schuldner in Verzug und der Gläubiger kann Inkassomaßnahmen einleiten. Trotzdem halten sich zahlreiche Unternehmen an den bekannten Ablauf und setzen dabei immer kürzere Fristen für den Zahlungseingang. So können die drei Mahnungen aussehen:
- Mahnung: Die erste Mahnung erinnert den Schuldner freundlich an die fällige Zahlung und bittet um Überweisung innerhalb der nächsten 10–14 Tage.
- Mahnung: In der folgenden Mahnung forderst Du den Schuldner unmissverständlich zur Begleichung der offenen Rechnung auf. Die Frist für den Zahlungseingang beträgt nur noch 7–10 Tage. Außerdem kannst Du Deinem Kunden Mahngebühren und Verzugszinsen in Rechnung stellen.
- Mahnung: Mit diesem Mahnschreiben teilst Du dem Schuldner mit, dass Du seine Zahlung mit einer letzten Frist von maximal sieben Tagen erwartest. Außerdem informierst Du den Zahlungspflichtigen, dass Du bei Nichtzahlung gerichtliche Schritte einleitest, die mit weiteren Kosten für ihn verbunden sind.
Was muss ein Mahnschreiben enthalten?
Anders als bei einer Rechnung gibt es bei der Mahnung keine Pflichtangaben, die das Mahnschreiben enthalten muss. Trotzdem sollte das Debitorenmanagement diese Angaben machen, damit der Debitor die Mahnung richtig zuordnen kann:
- Name und Adresse von Verkäufer und Käufer
- Datum und Rechnungsnummer der überfälligen Rechnung
- Datum und Nummer des Lieferscheins
- ursprüngliche Fälligkeit der Rechnung
- offener Betrag
- Verzugszinsen und Mahngebühren ab der 2. Mahnung
Wie hoch dürfen Mahngebühren und Verzugszinsen ausfallen?
Wenn ein Kunde eine Rechnung nicht fristgemäß bezahlt, fehlt dem Verkäufer Liquidität und er muss den Kontokorrentkredit seines Geschäftskontos nutzen oder ein Darlehen aufnehmen. Außerdem sorgen Mahnungen für einen erhöhten Postversand durch das Debitorenmanagement und damit für Kosten. Daher darfst Du dem Schuldner Verzugszinsen und Mahngebühren in Rechnung stellen. Die Höhe der Zinsen und Kosten darf der Verkäufer aber nicht willkürlich festlegen. In § 288 Abs. 1 Satz 1 BGB ist die Höhe der Verzugszinsen für Verbraucher und zwischen Geschäftsleuten geregelt:
- Verzugszinsen bei Verbrauchern: 5 % über dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank
- Verzugszinsen bei Nicht-Verbrauchern: 9 % über dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank
Im Gegensatz zu den Verzugszinsen ist die Höhe der Mahngebühren gesetzlich nicht festgelegt. Es gibt aber verschiedene Gerichtsurteile, dass der Gläubiger nur angemessene Mahnkosten berechnen darf. Als angemessen gelten die tatsächlichen Kosten für Papier, Druckerpatrone und Porto. Da die Mahngebühren keine Personalkosten oder Verwaltungsaufwendungen enthalten dürfen, darf bei einer Mahnung per E-Mail daher keine Mahngebühr in Rechnung gestellt werden.
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