Schon seit Langem findet man Startups die nur ein Ziel vor Augen haben: Den Papieralltag im Büro oder zu Hause zu vereinfachen. Hört sich zu schön an um wahr zu sein. Was ist mit wichtigen Dokumenten, oder auch Briefen? Das Berliner Startup Dropscan ging 2013 mit einer in der Art revolutionären Idee an den Start: Ein Scanservice, der wie ein digitaler Briefkasten funktioniert und Briefpost, Dokumente und andere Unterlagen in einer Cloud speichert. Ganz einfach ausgedrückt schicken private Kunden oder Firmen einzuscannende Dokumente an DropScan und können nach kurzer Zeit auf eine digitale Version ihrer Papierunterlagen zurückgreifen. Anders als der bisherige Büroservice im Internet, in dem meistens die Dateien nur in einer Cloud gespeichert wird, hat der Kunde hier also die Möglichkeit Dokumente scannen zu lassen und sich auf wichtigere Arbeiten zu konzentrieren. Und seit Neuerem verbindet sich DropScan auch mit Dropbox.
DropScan bietet viele Funktionen, mehr als nur ein Scanservice
So einfach wie sich die Idee anhört ist es dann doch nicht: Mit vielen Funktionen arbeitet DropScan mit mehr als nur Scannen. Nach einer schnellen Anmeldung bei DropScan erhält jeder Kunde eine eigene Postadresse für Briefe und Dokumente. Jeder digitale Briefkasten, oder auch Scanbox genannt, ist in der Zentrale von Dropscan in Berlin stationiert. Mit einem Nachsendeauftrag landen die Briefe und Dokumente also direkt in der eigenen Scanbox. Wenn es noch schneller und unkomplizierte gehen soll, dann kann die Adresse auch direkt an Firmen, Kunden Lieferanten, Freunde oder Familie weitergegeben werden. Im nächsten Schritt scannen die Mitarbeiter von Dropscan die Briefumschläge und benachrichtigen die Empfänger (Kunden) per Email.
Dann haben Sie als Kunde die Wahl zwischen mehreren Optionen: DropScan kann die Sendung für den Kunden öffnen und sofort danach den Inhalt digitalisieren. Innerhalb von einem Tag wird das Dokument auf dem eigenen DropScan-Konto als PDF hochgeladen. Das kostet einzelnd dann 0,50 € je Sendung und 1,00 € je Scan (bei gewerblichen Kunden 0,40 € und 0,80 €). Wenn Kunden wichtige Briefe oder Dokumente in Papier benötigen, dann ermöglicht DropScan diese Unterlagen als Sammelsendung (gesichertes DHL-Paket) für 2,50 € zurück an eine Adresse nach Wahl zu schicken. Zusätzlich bietet DropScan das Archivieren von Sendungen an. Zum kostenlosen Service gehört das Archivieren der Unterlagen für 14 Tage, danach kostet der Service 0,50 € je Sendung pro Monat (bei gewerblichen Kunden 0,40 €). DropScan garantiert dabei eine sichere Bewahrung der Sendungen. Ein weiterer kostenloser Service stellt das Vernichten der Sendungen da. Diesen Punkt darf man nicht unterschätzen: Nicht mehr benötigte Unterlagen und Sendungen vernichtet DropScan nach der ausdrücklichen Anweisung des Kunden kostenlos und datenschutzrechtlich.
Der Datenschutz ist eine entscheidende Rolle
Wenn wir schon bei Datenschutz sind, wie sicher ist dieser Service allgemein? Das Scanzentrum in Berlin arbeitet nach einem softwaregeschützten Produktionsprozess. Das bedeutet nicht nur, dass Sendungen niemals verloren gehen oder in fremde Hände gelangen. Nein, auch die Mitarbeiter spielen eine entscheidende Rolle: Sie sind speziell ausgebildet im Umgang mit vertraulichen Information und wissen um Ihre Verantwortung. Die oberste Priorität bei DropScan ist deshalb, dass die Daten und Informationen nie das Haus verlassen.
Was kostet die papierlose Zukunft bei DropScan
Diese Sicherheit bezahlen Kunden entweder mit einem “Pay-as-you-go-Tarif” oder einem “Flat-Privat-Tarif”. Beim ersteren Tarif bezahlt der Kunde nur für das was er benutzt hat und jede Leistung wird einzeln abgebucht. Optimal ist das nur bei geringer und unregelmäßiger Nutzung von DropScan. Der Flat-Privat-Tarif dagegegen verlangt einen pauschalen Preis von 24,90 € im Monat inklusiv aller Leistungen. Bezahlt wird einfach und unkompliziert per Lastschriftverfahren. Die genauere Preisliste für private Kunden sowie gewerbliche Kunden findet man strukturiert auf der Webseite.
Vorteile für das moderne Büro und dem Umweltschutz
Diese papierlose Zukunft scheint sehr nahe zu sein, wenn man sich diese Idee anschaut. Dem Umweltschutz wird damit tatsächlich ein Gefallen getan: Kopieren von Dokumenten gehört der Vergangenheit an. Durch das Scannen und archivieren mit einem digitalen Briefkasten wächst das moderne Büro mit der Technik mit. Und darauf folgen Geld- und Zeitersparnis. Gute Scannergeräte kosten so zwischen 100 und 300 Euro und sind auch nicht leicht handzuhaben. Bei DropScan kann man dagegegen mit wenigen Klicks und geringen Kosten seine Dokumente sortiert in der Scanbox aufrufen. Und bei längerer Abwesenheit,wie auf längereren Reisen oder Auslandstermine, gehen die Unterlagen durch die Archivierung nicht so schnell verloren und sind auf der ganzen Welt einsehbar.
DropScan scheint ein Alleskönner zu sein? Für junge und dynamische Personen, die täglich mit dem Internet arbeiten ideal. Auch kleine bis mittelständische Unternehmen finden sich in diesem Konzept wieder. Nur für Personen mit wenig Interneterfahrung und fehlender Computererfahrung scheint dieser Weg der Falsche zu sein: Denn DropScan erfordert ein gewisses Vertrauen in das digitale Zeitalter – und in die papierlose Zukunft.
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