In Startups gibt es viel zu tun und zu Beginn nur wenige Mitarbeiter. Dadurch verschieben sich grundlegende Aufgaben manchmal so weit, dass der Arbeitsflow empfindlich gestört wird. Durch Outsourcing gewinnt das ganze Team mehr Zeit für die wichtigen Dinge – und verschafft dem Startup dadurch einen Wettbewerbsvorteil.
Ein ganz normaler Arbeitstag im Startup umfasst für einen einzelnen Mitarbeiter neben der eigentlichen Arbeit oft mehrere Stunden Abarbeiten von Mails und Telefonaten, aber auch Aufgaben, die gar nicht in den eigenen Bereich gehören. Wenn die Marketingexperten einmal mehr mit dem Lieferanten telefonieren und die Geschäftsleitung Kundengespräche persönlich führt, ist die Verteilung der Rollen aus dem Gleichgewicht geraten.
Rollen definieren hilft, Aufgaben zu bewältigen
Ganz gleich, wie flach die Hierarchie angelegt ist, auch in jungen Unternehmen sollten die Rollen der fachlichen Bereiche klar verteilt bleiben. Dazu gehört auch, dass Kunden einen festen Ansprechpartner telefonisch oder per Mail haben. So unterbrechen Mitarbeiter nur dann ihre Arbeit, wenn eine Mail oder ein Telefonat zu einem aktuellen Projekt hereinkommt, an dem sie auch wirklich beteiligt sind. Die Interaktion mit Kunden ist essentiell für die gute Zusammenarbeit auf Augenhöhe und garantiert bessere Ergebnisse als das interne Weiterreichen von Informationen. Doch nicht jeder muss sich mit allem beschäftigen.
Telefonate an einen Empfang outsourcen
Telefonate sind im Arbeitsalltag einer der häufigsten Gründe, weswegen Mitarbeiter aus dem Konzept kommen und eine Kaffeepause benötigen, statt konzentriert zu arbeiten. Der Workflow wird so empfindlich unterbrochen, dass Zeit und Mühe aufgewendet werden müssen, um an der gleichen Stelle konzentriert weiterzuarbeiten. Mit dem Hotline-Service von eBüro werden störende Telefonate von einem zuverlässigen externen Mitarbeiter entgegengenommen und in Form von Gesprächsnotizen per SMS, Mail oder über die eBüro App übermittelt. Der Service ersetzt einen Empfang oder ein persönliches Sekretariat und ist im gesamten Unternehmen nutzbar. Telefonate werden automatisch, wenn gerade besetzt ist oder wenn niemand abhebt angenommen. Der Kunde erfährt davon nichts. Der externe Mitarbeiter meldet sich mit dem korrekten Unternehmensnamen und leitet die Essenz des Telefonates für einen Rückruf weiter.
Kundenkontakt ausbauen und Service verbessern
Durch die geringere Arbeitslast finden Mitarbeiter endlich wieder Zeit für die wichtigen Dinge und können Telefonate nach eigener Verfügbarkeit timen. Das erhöht die Kundenzufriedenheit, denn der Rückrufende weiß bereits, worum es geht und konnte über die Lösung nachdenken. Dieser verbesserte Service wirkt im Zusammenspiel mit einer sonst zuverlässigen, individuellen Zusammenarbeit besonders professionell. Nicht umsonst arbeiten alle größeren Unternehmen mit einem Empfangsbereich und Sekretariaten, um Terminwünsche und Rückfragen schnell zu klären. Statt besetzter Leitungen und vieler Versuche, zum Ansprechpartner durchzukommen, können Kunden und Partner ihr Anliegen vorab beschreiben. Die erhöhte Zufriedenheit wirkt sich auch positiv auf den Umsatz aus und schafft einen deutlichen Wettbewerbsvorteil gegenüber Startups, die den Telefondienst noch von Mitarbeiter zu Mitarbeiter durchreichen.
Schnell eingerichtet, vertrauensvoll genutzt
Der eBüro Sekretariatsservice bietet eine moderne, schnelle Art, die Weiterleitung einzurichten und behandelt interne Informationen, Kundendaten und Rückfragen vertraulich. Dadurch ist der Service ideal auch für Startups, die ihre innovativen Ideen schützen und Kunden diskret beliefern möchten. Das Versprechen, alle Anfragen schnell und persönlich zu klären, bleibt bestehen. Diese Erleichterung unterstützt junge Unternehmen in allen Bereichen.
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